¶ Informacje wstępne
Poniżej zamieszczono instrukcję korzystania z systemu wideokonferencyjnego Zoom oraz systemu wspomagającego organizację zajęć wirtualnych na PWr – VC. Przedstawiono ogólne informacje na temat instalacji klienta Zoom, uruchomienia klienta oraz procedurę organizacji webinarium. Opisano sposób logowania się zarówno dla prowadzących, jak i uczestników. Następnie zaprezentowano system VC: dostęp, planowanie zajęć z JSOS, planowanie innych spotkań oraz dostęp do zaplanowanych wideokonferencji. Instrukcja na temat systemu wideokonferencyjnego składa się z: dostępu do systemu, dostępu do wideokonferencji przez link oraz obsługi wideokonferencji.
Ostatni rozdział poświęcony jest kwestiom dotyczącym zwiększenia poziomu bezpieczeństwa podczas organizacji spotkań (zalecenia oraz w razie problemów).
Ostatni rozdział poświęcony jest kwestiom dotyczącym zwiększenia poziomu bezpieczeństwa podczas organizacji spotkań (zalecenia oraz w razie problemów).
¶ Instalacja klienta Zoom
W celu zainstalowania klienta Zoom na swoim urządzeniu należy:
- Wejść na stronę https://zoom.us/download.
Pod napisem Zoom Client for Meetings kliknąć Pobierz.
Kliknąć 2 razy ikonkę ZoomInstaller, czyli plik, który ściągneliśmy ze strony.
W kolejnym kroku zalogować się na swoje konto PWr.
¶ Uruchamianie klienta Zoom
W celu uruchomienia klienta Zoom należy:
- Kliknąć ikonkę Zooma w miejscu instalacji.
- Nacisnąć Zaloguj się.
- Kliknąć Zaloguj się za pomocą SSO (Uwaga! Logujemy się wyłącznie przez stronę PWr).
- Podać adres SSO, czyli tylko pwr-edu (reszta jest wpisana), kliknąć Kontynuuj.
- Nastąpi przekierowanie na stronę uwierzytelnienia konta PWr – logowanie federacyjne.
Należy postępować zgodnie z instrukcją zawartą w rozdziale Logowanie, dla prowadzących oraz dla uczestników.
- Kliknąć Otwórz Zoom Meetings.
7. Widok na uruchomionego klienta Zoom.
¶ Organizacja webinaru
W celu organizacji webinaru, tj. spotkania wirtualnego o charakterze masowym (powyżej 300 uczestników), należy:
- Zgłosić konieczność organizacji webinaru poprzez wysłanie wiadomości e-mail na adres: vc@pwr.edu.pl lub zdalne@pwr.edu.pl. W spotkaniu może uczestniczyć maksymalnie 1000 osób. W wiadomości należy podać następujące informacje o planowanym spotkaniu:
- data i godzina rozpoczęcia
- temat
- czas trwania
- lista mówców wraz z adresami e-mail (preferowane są adresy e-mail
w domenie PWr, jeżeli jednak mówca nie posiada takiego adresu, wówczas można podać inny) - adres e-mail organizatora (w domenie PWr)
- przewidywana liczba uczestników
- określenie sposobu logowania uczestników spotkania: bez ograniczeń czy ograniczone do domeny PWr
- deklaracja chęci automatycznego nagrywania webinaru (lokalnie/ na chmurze), włączenia sesji treningowej
- deklaracja chęci korzystania z opcji: ankieta, kwestionariusz, pytania i odpowiedzi (Q&A), chat.
- Po nadaniu licencji przez administratora Zoom (potwierdzeniu przyznania terminu webinaru) organizator otrzyma wiadomość e-mail z linkiem do: webinaru, identyfikatorem webinaru oraz kodem dostepowym webinaru. Pytania oraz problemy należy zgłaszać na adres: zdalne@pwr.edu.pl.
- Istnieje możliwość wcześniejszego przetestowania mechanizmu webinaru. W tym celu należy skontaktować się z administratorami Zoom (poprzez wiadomość e-mail na adres zdalne@pwr.edu.pl) i podać ewentualne terminy przeprowadzenia testów.
Rejestrację uczestników na telekonferencje lub webinaria należy przeprowadzić przez stronę https://conf.e-science.pl/ (Indico). Taki sposób organizacji spotkania pozwala na: lokalne zarządzanie danymi osobowymi uczestników, zapewnienie wymaganych klauzul informacyjnych, zamieszczanie materiałów, tworzenie agendy, ankiet i innych. Pytania i problemy należy zgłaszać na adres: zdalne@pwr.edu.pl.
¶ Logowanie
Obecnie proces logowania do Zooma można przeprowadzić jedynie poprzez Nowy system uwierzytelniania, korzystając z poświadczeń do konta Active Directory (login pierwsze 3 litery imienia, nazwiska oraz 4 cyfry).
¶ Prowadzący
¶ Pracownicy
Aby się zalogować należy:
Rys. 1. Interfejs systemu wspomagającego organizację zajęć wirtualnych
Rys. 1a. Widok planowania wybranego terminu zajęć
Rys. 2. System wideokonferencyjny Politechniki Wrocławskiej
Rys. 3. Logowanie do systemu wideokonferencyjnego
Rys. 4. Wybór opcji logowania
Rys. 5. Adres SSO
Rys. 6. Logowanie do wideokonferencji
Rys. 7. Wybór opcji audio
Rys. 8. Opcje wideokonferencji
Rys. 9. Widok klienta ZOOM
Rys. 10. Przycisk wyciszenia uczestników spotkania – Wycisz wszystkich
Rys. 11. Przycisk odzyskania hosta – Poproś o przywrócenie roli
Rys. 12. Przycisk usunięcia uczestnika spotkania – Usuń
1. Kliknąć przycisk Pracownicy i studenci PWr.
2. Wpisać login i hasło do konta AD oraz nacisnąć Zaloguj.
3. W przypadku niepowodzenia przeprowadzić reset hasła opisany w SSO - Reset hasła.
4. Po resecie hasła należy wrócić na stronę logowania i zalogować się. Jako login podać nazwę konta (otrzymaną w e-mailu przy zmianie hasła) bądź e-mail.
¶ Konta funkcyjne
Aby się zalogować należy:
1. Kliknąć przycisk Konta funkcyjne.
2. Wpisać nazwę użytkownika i hasło do konta, a następnie nacisnąć Zaloguj.
¶ Uczestnicy
Dostęp do wideokonferencji jest możliwy bezpośrednio poprzez link do niej przypisany. Link taki jest generowany po utworzeniu wideokonferencji w systemie i powinien zostać przesłany potencjalnym uczestnikom spotkania online. Proces logowania studentów do Zooma zamieszczono poniżej:
- Otworzyć link do wideokonferencji.
- Zainstalować klienta Zoom, jeżeli nie jest jeszcze zainstalowany.
Jeżeli logowanie wykonujemy na urządzeniach mobilnych Android i iOS, pobrać klienta ze sklepu Google Play lub Android Store.
- Wybrać opcję Zaloguj się, żeby dołączyć.
- Kliknąć przycisk Zaloguj się za pomocą SSO.
Nie należy wpisywać adresu e-mail i hasła w oknie aplikacji Zoom. Logujemy się wyłącznie poprzez stronę PWr.
- Podać adres SSO pwr-edu i kliknąć przycisk Kontynuuj.
Wykorzystanie mechanizmu institutional SSO do uwierzytelniania w usłudze Zoom zapewnia, że poświadczenia (login i hasło) nie opuszczają infrastruktury PWr.
- Przeglądarka zostanie przekierowana na stronę logowania federacyjnego Politechniki Wrocławskiej.
- Aby się zalogować należy kliknąć przycisk Pracownicy i studenci PWr.
- Następnie podać login i hasło do konta AD oraz nacisnąć Zaloguj.
- W przypadku niepowodzenia przeprowadzić reset hasła za pomocą opcji Zapomniałeś hasła?. Wpisać swój adres e-mail studencki, następnie wprowadzić litery widoczne na obrazku i nacisnąć OK.
Na skrzynkę e-mailową zostanie wysłany komunikat wraz z linkiem do zmiany hasła oraz nazwą konta danego użytkownika. Po kliknięciu w link nastąpi przekierowanie na stronę zmiany hasła.
Wprowadzić nowe hasło i nacisnąć Zmień hasło. Należy zwrócić uwagę na Politykę haseł.
Po resecie hasła należy wrócić na stronę logowania i zalogować się. Jako login podać nazwę konta (otrzymaną w e-mailu przy zmianie hasła) bądź e-mail studencki. - Wybrać Dołącz z dźwiękiem z komputera (w przypadku braku mikrofonu można wykorzystać połączenie telefoniczne – informacje na ten temat znajdują się w zakładce Połączenia telefoniczne).
¶ System wspomagający organizację zajęć wirtualnych
¶ Dostęp do systemu VC
System wspomagający organizację zajęć wirtualnych umożliwia planowanie zajęć
w postaci wideokonferencji i jest dostępny na stronie https://vc.pwr.edu.pl/. Aby z niego skorzystać, należy zalogować się przy użyciu nazwy użytkownika i hasła z systemu Active Directory.
W przypadku niepowodzenia przeprowadzić utworzenie/reset hasła do konta AD PWr, korzystając z opcji Nie pamiętam hasła. Procedurę logowania i resetu hasła opisano również w SSO.
Jeżeli konto w systemie wideokonferencyjnym nie jest aktywne, należy je aktywować, wybierając opcję Aktywuj. Proces aktywacji otworzy osobną kartę w przeglądarce i poprosi o wyrażenie zgody na przekazanie danych do operatora usługi zoom.us. Następnie należy wrócić do zakładki https://vc.pwr.edu.pl/ i przeładować stronę.
Zajęcia/spotkania, które mają trwać dłużej niż 40 minut bądź uczestniczyć ma w nich
więcej niż 2 osoby, należy planować za pomocą https://vc.pwr.edu.pl/. Tak zaplanowane spotkania odbędą się bez limitów konta Basic. Na czas zaplanowanych spotkań użytkownik staje się użytkownikiem licencjonowanym.
Po zalogowaniu wyświetlony zostanie interfejs z trzema zakładkami: Kursy, Spotkania oraz Nadchodzące kursy/spotkania. W zakładce Kursy znaleźć można listę grup zajęciowych (rys. 1). Przy każdej grupie zajęciowej dostępna
jest lista studentów do niej zapisanych (można ją skopiować, klikając przycisk Skopiuj do schowka) oraz terminy zajęć na najbliższe dwa tygodnie. Lista będzie uzupełniania cyklicznie. Należy pamiętać, że poszczególne terminy zajęć mogą być zaplanowane nie wcześniej niż tydzień przed ich rozpoczęciem.
¶ Planowanie zajęć z USOS
W celu zaplanowania zajęć należy wybrać termin w danej grupie zajęciowej (rys. 1a) i nacisnąć przycisk Zaplanuj. Spowoduje to automatyczne utworzenie na platformie Zoom wideokonferencji w danym terminie oraz wysłanie do wszystkich studentów przypisanych do danej grupy zajęciowej i do prowadzącego powiadomienia e-mail (do prowadzącego w języku polskim, natomiast do grupy zajęciowej w języku polskim i angielskim) z linkiem do wideokonferencji i instrukcją dostępu. W spotkaniu takim może uczestniczyć maksymalnie 300 osób. W przypadku konieczności odwołania zajęć należy poinformować studentów za pośrednictwem poczty elektronicznej. Na stronie głównej systemu w zakładce Kursy znajduje się lista studentów przypisanych do danych zajęć, którą można skopiować do schowka i wkleić w programie pocztowym.
¶ Planowanie innych spotkań
W systemie wspomagającym organizację zajęć wirtualnych możliwe jest zaplanowanie spotkania w dowolnym terminie. W spotkaniu takim może uczestniczyć maksymalnie 300 osób i może ono trwać maksymalnie 240 minut. W celu zaplanowania spotkania należy przejść na stronę https://vc.pwr.edu.pl/dedicated-meeting lub wybrać opcję Zaplanuj spotkanie w prawym górnym rogu ekranu na stronie https://vc.pwr.edu.pl/. Następnie należy uzupełnić formularz, tj. podać: tytuł, opis, wskazać termin rozpoczęcia spotkania oraz czas trwania (w minutach), można również uzupełnić listę uczestników, podając ich adresy e-mail.
Dostępne są również opcje spotkania:
- Wymagane logowanie (włączone domyślnie) – oznacza, iż dostęp do spotkania będą miały wyłącznie osoby zalogowane do aplikacji Zoom poświadczeniami z domeny PWr (studenci oraz pracownicy). W wypadku, gdy uczestnikiem spotkania ma być osoba spoza uczelni (niedysponująca poświadczeniami uczelnianymi), należy odznaczyć (dezaktywować) tę opcję.
- Wyjątki uwierzytelnienia - mimo włączenia uwierzytelnienia wymienione adresy e-mailowe spoza domeny PWr dostaną unikalne linki zapraszające na spotkanie
- Poczekalnia (w wypadku, gdy funkcja jest aktywna) – oznacza, iż uczestnicy nie wchodzą na spotkanie bezpośrednio, a za pośrednictwem „poczekalni”, z której do uczestnictwa w spotkaniu zostają ręcznie dopuszczeni przez organizatora. Należy użyć tej funkcji przy rezygnacji z konieczności logowania poświadczeniami PWr. Jest to zabezpieczenie przed uczestnictwem w spotkaniu osób niepożądanych. Poczekalnia umożliwia sprawne zarządzanie uczestnikami przez hosta, gdy w spotkaniu mają brać udział osoby niedysponujące poświadczeniami pracowników/studentów Uczelni (spoza PWr).
- Dołączenie przed hostem – aktywacja tej funkcji oznacza, iż wszyscy dopuszczeni do uczestnictwa goście będą mogli dołączyć do pokoju (spotkania) przed jego rozpoczęciem.
- Załącz plik kalendarza (ical)
- Dodaj uczestników do pliku ical
Po uzupełnieniu formularza należy kliknąć przycisk Zaplanuj. Spowoduje to automatyczne utworzenie na platformie Zoom wideokonferencji w danym terminie oraz wysłanie do wszystkich uczestników przypisanych do danego spotkania i do prowadzącego powiadomienia e-mail (do prowadzącego w języku polskim, natomiast do uczestników spotkania w języku polskim i angielskim) z linkiem do wideokonferencji i instrukcją dostępu. Spotkanie zaplanowane w ten sposób zostanie zapisane w systemie wspierającym organizację zajęć wirtualnych w zakładce Spotkania. W przypadku konieczności odwołania spotkania należy poinformować uczestników za pośrednictwem poczty elektronicznej. Na stronie głównej systemu w zakładce Spotkania znajduje się lista uczestników, którą można skopiować do schowka i wkleić w programie pocztowym.
¶ Dostęp do zaplanowanych wideokonferencji
Sposób dostępu do zaplanowanej wideokonferencji poprzez link, który jest przesyłany do prowadzącego oraz studentów, jest opisany w rozdziale System wideokonferencyjny -> Dostęp do wideokonferencji poprzez link. Dostęp do wszystkich zaplanowanych spotkań możliwy jest również poprzez platformę Zoom na stronie https://pwr-edu.zoom.us/meeting.
¶ System wideokonferencyjny
¶ Dostęp do systemu
W celu uzyskania dostępu do systemu wideokonferencyjnego na platformie Zoom należy przejść na stronę https://pwr-edu.zoom.us/, kliknąć przycisk Zaloguj (rys. 2) i zalogować się (rys. 3).
Przy pierwszym logowaniu użytkownik zostanie poproszony o udzielenie praw dostępu do swoich danych osobowych firmie Zoom Video Communications Inc. z siedzibą w Stanach Zjednoczonych.
¶ Dostęp do wideokonferencji poprzez link
Dostęp do wideokonferencji jest możliwy bezpośrednio poprzez link do niej przypisany. Link taki jest generowany po utworzeniu wideokonferencji w systemie wspierającym organizację zajęć wirtualnych i automatycznie wysyłany prowadzącemu oraz uczestnikom wideokonferencji. Połączenie możliwe jest z systemów operacyjnych Windows, Linux, MacOS oraz urządzeń mobilnych Android i iOS. Aby uzyskać dostęp do wybranej wideokonferencji, należy:
- Otworzyć link do wideokonferencji.
- Postępować zgodnie z wyświetloną instrukcją – zainstalować klienta Zoom, jeżeli nie jest zainstalowany, lub pobrać ze sklepu Google Play lub Android Store.
- Wybrać zaloguj się z napisu Jeśli jesteś prowadzącym, zaloguj się aby rozpocząć spotkanie.
- Kliknąć przycisk Zaloguj się za pomocą SSO (rys. 4).
UWAGA!: Nie należy wpisywać adresu e-mail i hasła w oknach po lewej stronie panelu logowania aplikacji Zoom. Logujemy się wyłącznie poprzez mechanizm SSO.
- Podać adres SSO pwr-edu i kliknąć przycisk Kontynuuj (rys. 5). Przeglądarka zostanie przekierowana na stronę logowania PWr.
Wykorzystanie mechanizmu institutional SSO do uwierzytelniania w usłudze Zoom zapewnia, iż poświadczenia (login i hasło) nie opuszczają infrastruktury PWr.
6. Zalogować się swoimi poświadczeniami konta PWr, jak opisano w rozdziale logowanie.
- Wybrać Dołącz z dźwiękiem z komputera (w przypadku braku mikrofonu można wykorzystać połączenie telefoniczne – informacje na ten temat znajdują się w zakładce Połączenie telefoniczne) (rys. 7).
¶ Obsługa wideokonferencji
W celu uruchomienia wideokonferencji należy skorzystać z linku do wideokonferencji lub kliknąć przycisk Start obok wideokonferencji wybranej z listy w zakładce Spotkania na platformie Zoom (https://pwr-edu.zoom.us/meeting). Połączenie możliwe jest z systemów operacyjnych Windows, Linux, MacOS oraz urządzeń mobilnych Android i iOS. Przy pierwszej próbie uruchomienia konieczne będzie
zainstalowanie klienta Zoom. W tym celu należy postępować zgodnie z instrukcjami na ekranie.
Po pomyślnie zakończonej instalacji uruchomione zostaną okno wideokonferencji (rys. 8) oraz mniejsze okno, w którym należy kliknąć Dołącz z dźwiękiem z komputera (w przypadku braku mikrofonu można wykorzystać połączenie telefoniczne – informacje na ten temat znajdują się w zakładce Połączenie telefoniczne) (rys. 7).
Program pozwala na: prowadzenie rozmów głosowych i wideo oraz w formie chatu, zarządzanie uczestnikami wideokonferencji, zapraszanie nowych uczestników,
tworzenie ankiet, dzielenie uczestników na pokoje – Breakout Rooms, udostępnianie ekranu oraz nagrywanie wideokonferencji.
W zakładce Video tutorials na stronie https://pwr-edu.zoom.us/ dostępne są filmy prezentujące różne funkcjonalności platformy Zoom, w tym film dotyczący obsługi wideokonferencji.
W celu zakończenia wideokonferencji należy kliknąć przycisk Koniec w prawym dolnym rogu aplikacji (rys. 8) i wybrać jedną opcję: Zakończ spotkanie dla wszystkich bądź Opuść spotkanie.
¶ Bezpieczeństwo spotkań
¶ Zalecenia
W przypadku organizacji spotkań jako Zoom Meetings należy zachować (w miarę możliwości) jak największe bezpieczeństwo spotkania. Gdy wydarzenie ma zostać zorganizowane dla uczestników spoza Uczelni, należy włączyć Poczekalnię. Daje to możliwość filtrowania uczestników wpuszczanych na spotkanie.
Należy zwrócić uwagę na fakt, że w trakcie spotkania w dowolnym momencie można ograniczyć prawa uczestników: włączyć/wyłączyć wyciszenie mikrofonu, włączyć/wyłączyć wideo, włączyć/wyłączyć/ograniczyć chat, wyłączyć opcję rysowania przez uczestników na tablicy, przenieść daną osobę do poczekalni. W ostateczności można również usunąć uczestnika ze spotkania.
Zaleca się organizować wydarzenia typu konferencje/seminaria/sympozja w formie webinaru. W tym rodzaju wideokonferencji uczestnicy mają mocno ograniczone prawa edycji/komunikowania się itp.
¶ W razie problemów
W przypadku chęci wyciszenia wszystkich uczestników w trakcie trwania spotkania należy nacisnąć przycisk Wycisz wszystkich, pokazany na rysunku poniżej (rys. 10). Należy pamiętać, że ta funkcja nie gwarantuje nam nieodwracalnego wyciszenia uczestników.
W momencie, gdy zaznaczona jest opcja Wyłączcie wyciszenie samodzielnie (Zakładka Zabezpieczenia -> Wyłączcie wyciszenie samodzielnie), wyciszony uczestnik może ponownie przyznać sobie głos pomimo wcześniejszego wyciszenia przez hosta.
W przypadku, gdy w toku spotkania nastąpi przekazanie uprawnień hosta, osoba, która to wydarzenie utworzyła, może odzyskać swoje uprawnienia. W tym celu należy kliknąć przycisk Poproś o przywrócenie roli (rys. 11).
Host/organizator w dowolnym momencie może usunąć ze spotkania osobę, która powoduje zakłócenia. Należy użyć do tego opcji Usuń. Na liście użytkowników, przy wybranym nazwisku osoby do usunięcia należy kliknąć Więcej (rys. 12).
¶ Pomoc
W zakładce Video tutorials na stronie https://pwr-edu.zoom.us/ dostępne są filmy prezentujące różne funkcjonalności platformy Zoom.
Problemy i błędy należy zgłaszać na adres vc@pwr.edu.pl.