Dostęp do usług świadczonych przez WCSS dokumentowany jest w ujęciu rocznym. Na początku każdego roku kalendarzowego przeprowadza się rozliczenie za miniony rok.
Usługa może zostać przedłużona - po jej uprzednim rozliczeniu - oraz po złożeniu odpowiedniego wniosku o przedłużenie, przez portal:
https://e-science.pl.
O dokładnym terminie przekazania sprawozdania użytkownicy KDM powiadamiani są odrębnym komunikatem.
Pytania i wnioski w sprawie rozliczeń należy kierować na adres: helpdesk@e-science.pl.
Kierownicy usług zobowiązani są do przygotowania pisemnego sprawozdania zawierającego następujące informacje:
- najważniejsze badania naukowe i prace rozwojowe wykonane z wykorzystaniem urządzenia;
- listę publikacji, prac doktorskich i dyplomowych, materiałów konferencyjnych, patentów itp. wykonanych z wykorzystaniem zasobów (tzn. sprzętu i/lub oprogramowania) WCSS. Należy przy tym wziąć pod uwagę listę czasopism punktowanych przez Ministerstwo Edukacji i Nauki;
- wykaz wykonanych zadań, ze wskazaniem jednostek naukowych lub zespołów naukowych (krajowych, zagranicznych), które je wykonały;
- opis najważniejszych wyników badań naukowych i prac rozwojowych;
- listę projektów krajowych i międzynarodowych realizowanych z wykorzystaniem zasobów WCSS;
- listę członków zespołu, upoważnionych do korzystania z zasobów WCSS w rozpoczynającym się roku;
Poszczególni użytkownicy powinni kierować rozliczenia do kierownika swojej usługi, nie bezpośrednio do WCSS. Z punktu widzenia WCSS wystarczające jest sprawozdanie zbiorcze.
W celu zaplanowania inwestycji w latach kolejnych, prosimy o przedstawienie planu zapotrzebowania i wykorzystania zasobów z rocznym wyprzedzeniem (np. rozliczając się w styczniu 2023 za rok 2022 dostarczyć plan na 2024). Plan można dostarczyć w późniejszym terminie (do czerwca), niemniej - dla wygody kierowników usług, preferowanym rozwiązaniem jest przekazanie planu łącznie ze sprawozdaniem. Plan powinien zawierać:
- określenie najważniejszych badań naukowych lub prac rozwojowych planowanych do wykonania z wykorzystaniem urządzenia,
- zakres i udział współpracy międzynarodowej w wykorzystaniu urządzenia.
"Urządzenie" oznacza tutaj zasoby (sprzęt i/lub oprogramowanie) WCSS.
Zamknięcie usługi nie zwalnia z obowiązku złożenia rozliczenia, proporcjonalnego do wykorzystanych zasobów - niezłożenie sprawozdania w terminie stanowić może przyczynę do zablokowania dostępu i/oraz jednostronnego zerwania umowy - bez prawa do odzyskania kosztów poniesionych przez zamawiającego usługi. Elektroniczne wersje publikacji wykonanych z użyciem zasobów WCSS należy dostarczać do WCSS także po zakończeniu realizacji usługi.